営業活動において、「では、一度資料を送付いただけますか？」という言葉は、商談が前に進んだサインのように聞こえるかもしれません。しかし、その多くが相手からの丁重なお断り、いわゆる「逃げトーク」である可能性を考えたことはありますか？
送ったはずの資料が読まれず、電話をしても「まだ目を通せていなくて…」という返事ばかり。そんな経験に心当たりのある営業担当者は少なくないでしょう。
この記事では、そんな反応の薄い 資料送付 を、次のアポイントや具体的な商談に繋げるための戦略的な「コミュニケーション」へと昇華させる方法を徹底解説します。ビジネスマナーとしての基本的な「送付状（添え状）」の書き方から、動画で解説されていたプロの営業が実践する9つの具体的なフォロー術まで。この記事を読めば、あなたの 資料送付 は単なる「作業」から、成果を生み出す「武器」に変わるはずです。
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【例文付き】反応が上がる資料送付のコツ｜読れる「添え状・送付状」の書き方と9つのフォロー術
1. なぜ送った資料は読まれない？多くの営業が陥る「送付＝完了」という勘違い
1-1. 「資料を送ってください」は“逃げトーク”？その言葉の裏にある顧客心理
電話営業や打ち合わせの最後に、相手から「一度資料を送ってください。社内で検討します」と言われるケースは非常に多いです。しかし、この言葉を手放しで喜んではいけません。多くの場合、これは相手が電話を切りたい、あるいはその場を終わらせたいがための「逃げトーク」です。
顧客の立場からすれば、「興味がない」とストレートに断るのは心理的な負担が大きいため、「資料をもらって検討する」という体で、スマートにコミュニケーションを終了させようとしているのです。この顧客心理を理解せず、「見込みアリだ！」と勘違いして資料を送るだけでは、成果には繋がりません。
1-2. 資料送付の本当の目的は「受注」ではなく「会話を続けるきっかけ作り」
では、資料送付は無意味なのでしょうか？決してそんなことはありません。重要なのは、目的を再設定することです。
資料送付の目的は、「資料を読んでもらい、製品の良さを理解してもらい、受注する」ことではありません。本当の目的は、「相手とのコミュニケーションを継続させ、次の会話のきっかけを作ること」です。
資料はあくまで、あなたが再度連絡をするための口実であり、会話を広げるための「ツール」に過ぎません。この認識を持つか持たないかで、送付後のアクションが劇的に変わってきます。
1-3. 資料がゴミ箱行きになる5つの関門（送付→場所への到着→担当者への到着→開封→読了）
郵送で資料を送る場合、それが担当者の手に渡り、読まれるまでには複数の「関門」が存在します。
- ①送付
- そもそも送るというアクションを起こす。
- ②到着（場所）
- 相手の会社のポストに届く。
- ③到着（担当者）
- ポストから仕分けされ、担当者のデスクに届く。
- ④開封
- 封筒が開封される。
- ⑤読了
- 中身の資料に目が通される。
あなたの送った資料は、このどこかの段階で止まっている（＝捨てられている）可能性があります。特に3番や4番の関門では、他のDMと一緒に開封されずに捨てられてしまうケースが頻発します。これらの関門を突破するための工夫が必要なのです。
2.【基本の型】ビジネスで使う「送付状（添え状）」の正しい書き方と役割
これらの関門を突破し、相手に丁寧な印象を与えるための基本が「送付状（添え状）」です。法的に必須の書類ではありませんが、ビジネスマナーとして同封することで、他社との差別化を図ることができます。
2-1. そもそも送付状（添え状）とは？同封がビジネスマナーとされる理由
送付状とは、請求書や契約書、提案資料といった文書を郵送する際に添える「あいさつ状」兼「内容案内」です。別名「送り状」「添え状」「カバーレター」とも呼ばれます。
送付状には、誰が、誰に、何を、何部送ったのかを明確にする役割があり、送付ミスや確認漏れといったトラブルを防ぐことができます。また、丁寧な挨拶文を添えることで、良好なコミュニケーションの第一歩となります。
2-2. 押さえるべき9つの記載項目（日付、宛先、差出人、表題、頭語・結語、本文、記書きなど）
送付状の書き方に厳密なルールはありませんが、一般的に以下の9つの項目を記載するのが商習慣上のマナーとされています。
- 日付
- 右上に配置。発送する年月日を記載します。
- 宛先
- 左上に配置。会社名、部署名、役職、担当者氏名を正式名称で記載します。会社や部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」を使い分けます。
- 差出人情報
- 宛先の下、右側に配置。自社の会社名、住所、電話番号、担当者名などを記載します。
- 表題
- 中央に配置。「〇〇送付のご案内」など、内容が一目でわかるようにします。
- 頭語＋挨拶文
- 「拝啓」から始め、時候の挨拶や「貴社ますますご清栄のことと…」といった定型文を記載します。
- 本文
- 送付の経緯や目的などを簡潔に記載します。
- 結語
- 「敬具」など、頭語とセットになる言葉で締めます。
- 記書き
- 中央に「記」と書き、その下に同封する書類の種類と部数を箇条書きで記載します。
- 以上
- 記書きの最後、右下に記載し、文書の終わりを示します。
2-3.【例文あり】すぐに使える送付状の基本テンプレート
以下に、コピペして使えるシンプルな送付状の文例を用意しました。ダウンロードしてご活用ください。
ファイルを開くソフトウェア（MS Office等）のバージョンの違いやWindows・Mac版の違いでレイアウトが崩れる可能性はありますので、その場合は調整してお使いください。
2-4. 作成時の注意点：A4一枚に簡潔に、必ず書類の一番上に添える
送付状を作成する際には、相手への配慮を忘れてはいけません。
- A4用紙1枚に収めるのが原則です。長文は避け、簡潔で読みやすい文章を心がけましょう。
- 同封する書類の一番上に添えることで、相手が封筒を開封した際に、最初に内容物を把握できるようにします。
3.【メール編】資料添付メールにおける「添え状」の役割を果たす本文の書き方
メールで資料を送る場合、メールの本文そのものが「添え状」の役割を果たします。郵送と同様、相手への配慮を忘れず、分かりやすい文章を心がけましょう。
3-1. 件名だけで要件が伝わる工夫（【】の活用など）
多忙な相手は件名だけでメールの優先順位を判断します。「【〇〇株式会社より】製品Aのご提案資料送付の件」のように、【】を活用して会社名や要件を記載すると、一目で内容が把握でき、開封率が上がります。
3-2. 本文は「結論ファースト」で相手の時間を奪わない
挨拶もそこそこに、まずは「ご依頼いただきました資料を添付にてお送りします」という結論から書き始めましょう。その後、添付ファイルの内容や、特に見てほしいポイントなどを箇条書きで簡潔に説明するのがスマートです。
3-3. 添付ファイルのマナー：分かりやすいファイル名、パスワード付きZIPの注意点
- ファイル名：
- 「（日付）株式会社〇〇様向けご提案資料_自社名」のように、誰が見てもわかるファイル名に変更しましょう。
- 容量：
- 大容量のファイルは、相手の受信サーバーに負担をかけるため、ファイル共有サービスやクラウドストレージを活用するのがマナーです。
- パスワード付きZIP：
- セキュリティの観点から近年は推奨されず、企業によっては受信できないケースもあります。送信前に相手の運用ルールを確認するのが無難です。
4.単なる郵送で終わらせない！反応率を上げる9つの具体的アクション
さて、ここからが本題です。ビジネスマナーとしての送付状やメールの書き方を押さえたうえで、さらに反応率を上げるための具体的なアクションを9つ紹介します。これらは、資料送付を「作業」から「コミュニケーション」へと変えるための重要なコツです。
4-1. アクション①：【個人宛】に送る
宛先を「〇〇株式会社 御中」や「〇〇部 御中」とせず、必ず「〇〇様」と個人名を記載しましょう。これにより、資料が他の郵便物に紛れず、担当者の手元に直接届く確率が格段に上がります。電話口でフルネームを確認しておくことが重要です。
4-2. アクション②：到着タイミングを【電話で事前共有】する
資料を送る前の電話で、「本日、資料を発送しますので、おそらく明日か明後日には届くかと思います」と一言、到着のタイミングを伝えておきましょう。これにより、相手の頭の中に「近々、△△社から資料が届く」という認識を植え付けることができます。
4-3. アクション③：送付【直後に電話】する
資料を送付した直後にも電話を入れます。「さきほど、ご依頼の資料をお送りさせていただきましたので、ご確認のほどよろしくお願いいたします」と伝えるのが目的です。もし相手に時間があれば、「ちなみに…」と簡単なヒアリングに繋げることも可能です。
4-4. アクション④：どんな【封筒】か伝える
電話の際、「弊社のロゴが入った白い封筒でお送りしました」のように、封筒の外見を伝えておきましょう。これは、毎日たくさんの郵便物が届く企業において、あなたの資料が他のDMと混同され、開封されずに捨てられてしまうのを防ぐための非常に効果的な方法です。
4-5. アクション⑤：【誰から】送ったか再度伝える
「営業担当の私、〇〇からお送りしました」と、自分の氏名を再度伝えることも重要です。企業からのDMではなく、「担当者の〇〇さん」からのパーソナルな手紙であるという印象を与え、開封への心理的なハードルを下げます。
4-6. アクション⑥：封筒に【お役立ち資料在中】と手書きする
印刷された文字ばかりの封筒の中で、手書きの文字は非常に目立ちます。封筒の空きスペースに「〇〇様にお役立ちの資料在中」といった一文を手書きで添えるだけで、相手の「お、これは何だろう？」という興味を引き、開封率を高めることができます。
4-7. アクション⑦：宛名はできれば【手書き】にする
手間はかかりますが、宛名を手書きにすることも、デジタルが主流の現代において強力な差別化となります。丁寧な印象を与え、相手に「自分のために時間を割いてくれた」と感じさせることができます。
4-8. アクション⑧：資料到着の【頃合いを見て電話】する
事前に伝えた到着予定日に、再度電話をします。これが最重要のフォローコールです。「先日お送りした資料、そろそろお手元に届きましたでしょうか？」をきっかけに、自然な形で会話を再開させます。
4-9. アクション⑨（最重要）：電話の目的を【ヒアリング】に置く
到着確認の電話で、絶対にやってはいけないのが「資料の内容を一方的に説明する」ことです。相手はまだ読んでいない可能性が高いですし、電話でセールスされることを警戒します。
この電話の目的は、あくまで「相手の課題や状況を聞き出すヒアリング」です。「資料の中でも特に〇〇の部分が貴社の課題にお役に立てるかと存じますが、現在、具体的にどのような点でお困りでしょうか？」といった質問で、相手の話を引き出すことに集中しましょう。
5. まとめ：資料送付を「作業」から「戦略的コミュニケーション」へ変えよう
資料送付は、単純な書類の送受信という「作業」ではありません。それは、一度は途切れかけた相手との関係を再び繋ぎ、次のビジネスチャンスを生み出すための「戦略的コミュニケーション活動」です。
送る前の一言、送った後の一本の電話、封筒への小さな工夫。これらの丁寧なフォローの積み重ねが、あなたの資料を「読まれる資料」へと変え、競合他社との間に明確な差を生みます。
今日から早速、この記事で紹介した9つのアクションの一つでも実践してみてください。その小さな一歩が、あなたの営業成果を大きく変えるきっかけとなるはずです。
