【最新版】プレゼン資料の構成＆デザイン｜相手に伝わる資料作成の7ステップ

1. プレゼン資料作成の基礎知識｜目的・読み手・構成要素を理解する

1-1. プレゼン資料の目的を定める

プレゼン資料を作成する前に、まず「目的」を明確にしましょう。
目的が定まれば、構成やデザイン、掲載する情報などが自然と決まってきます。
プレゼン資料の目的は、大きく分けて以下の3つに分類できます。

• 情報伝達
• 聞き手に情報を正しく伝える
• 説得
• 聞き手を説得し、特定の行動を促す
• 共有
• 聞き手と情報を共有し、共通認識を持つ

例えば、

• ● 新商品のプレゼン資料であれば、商品の魅力や特徴を分かりやすく伝え、購買意欲を高める
• ● 企画のプレゼン資料であれば、企画の内容やメリットを明確に説明し、承認を得る
• ● 研修のプレゼン資料であれば、研修内容を理解しやすく整理し、受講者の学習効果を高める

といった具合です。
目的を明確にすることで、プレゼン資料の構成や内容、デザインを決定する際の指針となります。

1-2. 読み手の立場に立つ

プレゼン資料は、読み手の立場に立って作成することが重要です。
読み手の知識レベルや興味関心、ニーズなどを考慮し、分かりやすく、興味を持ってもらえる資料を作成しましょう。
例えば、

• ● 専門用語を多用した資料は、専門知識のない人には理解しにくい
• ● 文字が小さすぎたり、情報が詰め込まれすぎている資料は、読みづらい
• ● 面白みのない資料は、読み手の集中力を途切れさせてしまう

といった点に注意する必要があります。
読み手が誰で、どんな情報を求めているのか、どんな目的で資料を読むのかなどを想定し、読み手にとって最適な資料を作成するように心がけましょう。

1-3. プレゼン資料に必要な要素

プレゼン資料には、一般的に以下の要素が含まれています。

• タイトル
• プレゼン資料のテーマや内容を簡潔に示す
• 見出し
• 各セクションの内容を分かりやすく示す
• 本文
• 情報やデータ、根拠などを具体的に説明する
• 図表、グラフ
• 数字やデータを視覚的に表現する
• 画像
• 写真やイラストなどで資料に視覚的な魅力を加える

これらの要素を効果的に組み合わせることで、読み手にメッセージが伝わるプレゼン資料を作成することができます。

2. プレゼン資料の構成｜相手に伝わる6つのステップ

プレゼン資料の構成は、読み手にメッセージを効果的に伝えるために重要な要素です。
論理的な流れで構成することで、読み手の理解を深め、共感や行動を促すことができます。

2-1. 「誰に」「何を」「なぜ」伝えるのかを定義する

プレゼン資料を作成する最初のステップは、「誰に」「何を」「なぜ」伝えるのかを明確にすることです。

誰に:プレゼン資料のターゲットは誰か？(顧客、上司、同僚、学生など)

• ターゲット層の属性を分析する
• 年齢、性別、職業、役職、知識レベル、興味関心…
• ターゲット層のニーズを把握する
• 何を知りたいのか？、何に困っているのか？、何を求めているのか？

何を:どんなメッセージを伝えたいのか？(商品の魅力、企画の内容、研修の要点など)

• ● プレゼン資料で一番伝えたいことは何か？
• ● 結論は何か？
• ● キーメッセージは何か？

なぜ:なぜそのメッセージを伝えたいのか？(商品を購入してもらう、企画を承認してもらう、研修内容を理解してもらうなど)

• プレゼン資料を通して、読み手にどんな行動を取ってほしいのか？

行動喚起を明確にする

これらの要素を明確にすることで、プレゼン資料の方向性が定まります。

2-2. 目次と概要レベルで論点を書き出す

2番目のステップは、目次と概要を作成することです。
目次は、プレゼン資料の全体像を把握し、読み手に、見通しを与えるために重要です。
概要は、各セクションの要点を簡潔にまとめたものです。
目次と概要を作成することで、プレゼン資料の流れを整理し、論理的な構成を考えることができます。

ストーリーを組み立てる

• ● プレゼン資料全体を1つのストーリーとして捉える
• ● 起承転結を意識した構成にする
• ● 読み手を飽きさせない展開を心がける

テンプレートを活用

• ● プレゼン資料のテンプレートを活用することで、効率的に作成することができます。
• ● CanvaやPowerPointなど、様々なテンプレートが公開されています。

プレゼン資料の流れを作る

• ● 目次と概要を作成し、プレゼン資料の全体像を明確にする。
• ● 各セクションの繋がりを意識し、スムーズな流れを作る。
• ● 結論まで論理的に導く構成にする。

2-3. メッセージに説得力を持たせる

プレゼン資料で主張を行う場合は、説得力を持たせることが重要です。
説得力を高めるためには、データや根拠を明確に示す必要があります。
数字やグラフ、事例などを効果的に活用しましょう。

データや根拠を明確に

• ● 定量的なデータ(数値、統計など)を提示する
• ● 定性的なデータ(事例、お客様の声など)を提示する
• ● データの出展を明確にする

論理的な構成

• ● 主張→理由→具体例→結論のように、論理的な流れで構成する
• ● 矛盾や飛躍がないか確認する

主張と根拠をセットで提示

• ● 主張だけでなく、なぜそう主張するのか根拠を明確に示す
• ● 根拠が複数ある場合は、優先順位をつけて提示する

また、論理的な構成で主張を展開することも重要です。
主張と根拠をセットで提示することで、読み手の納得感を高めることができます。

2-4. 伝える情報の構造化を行う

プレゼン資料で伝える情報は、構造化することで分かりやすくなります。
情報をグルーピングしたり、階層化したりすることで、読み手は情報を整理しながら理解することができます。
例えば、ピラミッド構造を活用し、上位の概念から下位の概念へと順序立てて説明する方法があります。

情報のグルーピング

• ● 関連する情報をグループにまとめる
• ● グループごとに、見出しをつける
• ● 図表やグラフを活用して視覚化する

情報の階層化

• ● 情報を重要度や抽象度によって階層化する
• ● ピラミッド構造やツリー構造などを活用する
• ● 階層が明確になるようにデザインする

2-5. メッセージごとにスライド単位に分解する

プレゼン資料は、スライド単位で構成されます。
1枚のスライドに複数のメッセージを詰め込むのではなく、1スライド1メッセージを基本としましょう。
1枚のスライドに情報が多すぎると、読み手は混乱し、重要なポイントが伝わりにくくなってしまいます。

1スライド1メッセージ

• ● 1枚のスライドに伝えたいことは1つに絞る
• ● 簡潔で分かりやすいスライドを作成する

スライドの役割

• ● 各スライドがプレゼン資料全体の中でどんな役割を担っているのか意識する
• ● ストーリーの流れを意識したスライド構成にする

2-6. 構成案をチェックしてもらう

プレゼン資料の構成案が完成したら、第三者にチェックを依頼しましょう。
自分では気づかなかった矛盾や改善点を指摘してもらうことで、より質の高いプレゼン資料を作成することができます。

第三者の視点で確認

• ● 客観的な視点で資料をチェックしてもらう
• ● 読み手の立場に立った意見を聞く

フィードバックを反映

• ● 指摘された内容を真摯に受け止め、改善を行う
• ● 必要に応じて、構成案を修正する

3. プレゼン資料のデザイン｜10原則で資料の見栄えをアップ！

プレゼン資料のデザインは、読み手の印象を左右する重要な要素です。
見やすく、分かりやすいデザインで、読み手の理解を促進し、共感や行動を促しましょう。

3-1. 1スライド1メッセージ

1枚のスライドに複数のメッセージを詰め込むのではなく、1スライド1メッセージを基本としましょう。
情報が整理され、読み手にとって分かりやすい資料になります。

情報の詰め込みすぎはNG

• ● 重要なメッセージを1つに絞る
• ● 簡潔で分かりやすい表現を心がける

3-2. フォントを統一する

複数のフォントを使用すると、資料がチグハグな印象になってしまいます。
ゴシック体や明朝体など、資料のイメージに合わせてフォントを選択し、統一して使用しましょう。

• ゴシック体
• シンプルで見やすく、現代的な印象
• 明朝体
• 高級感や上品さ、伝統的な印象
• 丸ゴシック体
• 親しみやすさや柔らかさを演出

日本語と英語のフォントを組み合わせる場合は、それぞれの特徴を考慮して選択しましょう。

3-3. 見やすい文字サイズを意識する

文字サイズが小さすぎると読みづらい為、適切なサイズを設定することが重要です。
一般的には、本文は10pt～12pt程度、見出しは14pt～18pt程度が適切とされています。
高齢者や視力の弱い方を対象とする場合は、さらに大きく設定しましょう。
スライドのサイズに合わせてフォントサイズを調整する
行間を適切に設定する

3-4. 色を使いすぎない

色を使いすぎると、資料がごちゃごちゃした印象になり、読み手を混乱させてしまいます。
基本的には、3～4色程度に絞るのがおすすめです。
ベースカラー、メインカラー、アクセントカラーを意識し、バランスの取れた配色にしましょう。

• ベースカラー
• 資料の背景色。白や薄い色がおすすめ。
• メインカラー
• 見出しや重要な部分に使用する色。企業カラーなどを利用するのも良いでしょう。
• アクセントカラー
• 強調したい部分に使用する色。メインカラーと補色の関係にある色を使用するのが効果的です。

3-5. 各オブジェクトの位置を揃える

テキストや画像など、各オブジェクトの位置を揃えることで、資料がスッキリとした印象になります。
PowerPointの配置機能を活用すると、簡単にオブジェクトを揃えることができます。
オブジェクトを揃えることで、資料に統一感を持たせる
読み手が情報を理解しやすくなる

3-6. 余白を用意する

余白は、資料にスッキリとした印象を与えるだけでなく、重要な情報を強調する効果もあります。
情報を詰め込みすぎず、余白を効果的に活用しましょう。
余白を設けることで、読み手が情報を整理しやすくなる
重要な情報が目立つようになる

3-7. 画像の縦横比を変えない

画像の縦横比を変えると、画像が歪んでしまい、見栄えが悪くなります。
縦横比を変えたい場合は、画像編集ソフトを活用しましょう。

3-8. PowerPointのグラフは編集して見やすく！

PowerPointでグラフを作成すると、デフォルト設定では見栄えが悪く、情報が伝わりにくい場合があります。
そのため、デフォルト設定のまま使用せず、編集を加えて見やすく分かりやすいグラフにすることが重要です。
具体的には、以下の点を修正しましょう。

• グラフタイトル
• デフォルトでは文字が小さいことが多いので、大きくし、分かりやすい言葉に変更しましょう。
• 軸
• 軸の目盛りやラベルが見にくい場合は、調整しましょう。
• 凡例
• 凡例が見にくい場合は、位置や表示を変更しましょう。
• 色
• グラフの色が見にくい場合は、変更しましょう。
• フォント
• グラフのフォントが読みづらい場合は、変更しましょう。

グラフを編集することで、読み手が情報を理解しやすくなり、プレゼンの効果を高めることができます。
例えば、以下のような点が考えられます。

• ● 強調したいデータを目立つ色にする
• ● 重要な数値をテキストボックスで追加する
• ● グラフの種類を変更する(棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなど)

PowerPointには、グラフを編集するための様々な機能が用意されています。
これらの機能を効果的に活用することで、見やすく分かりやすいグラフを作成することができます。
グラフは、プレゼン資料において重要な役割を果たします。
数字やデータを視覚的に表現することで、読み手の理解を促進し、プレゼンの効果を高めることができます。
グラフを作成する際には、デフォルト設定のまま使用せずに、編集を加えることを意識しましょう。

3-9. 過度な装飾をしない

アニメーションや効果音など、過度な装飾は、読み手の注意を分散させ、メッセージが伝わりにくくなってしまいます。
シンプルなデザインを心がけ、装飾は必要最小限にとどめましょう。
装飾は効果的に使用する
シンプルで洗練されたデザインを目指す
読みやすさを最優先する

3-10. 行間を整える

行間を整えることで、資料が読みやすくなります。
文字サイズやフォントに合わせて、適切な行間を設定しましょう。
行間が狭すぎると読みづらい
行間が広すぎると間延びした印象になる
適切な行間は、文字サイズの約1.5倍が目安

4. プレゼン資料の構成｜目的別に使い分けよう

プレゼン資料の構成は、目的に合わせて使い分けることが重要です。
目的に最適な構成を選択することで、より効果的なプレゼンを行うことができます。

4-1. 端的に分かりやすく伝える「SDS法」

SDS法とは、Summary(要約)→Details(詳細)→Summary(要約)の流れで構成する方法です。
結論を先に示すことで、読み手にメッセージを分かりやすく伝えることができます。
短い時間で要点を伝えたい場合や、結論を明確に示したい場合に最適です。

• Summary(要約)
• プレゼンの目的や結論、概要などを簡潔に述べる
• Details(詳細)
• 要約で述べた内容を詳細に説明する
• Summary(要約)
• 最後に、もう一度結論を述べ、要点を整理する

4-2. 説得力を高める「PREP法」

PREP法とは、Point(結論)→Reason(理由)→Example(具体例)→Point(結論)の流れで構成する方法です。
主張、理由、具体例を明確に示すことで、説得力のあるプレゼン資料を作成することができます。
相手を説得し、行動を促したい場合に最適です。

• Point(結論)
• プレゼンの結論や主張を明確に述べる
• Reason(理由)
• 結論を裏付ける理由や根拠を説明する
• Example(具体例)
• 理由を補足するための具体例を示す
• Point(結論)
• 最後に、もう一度結論を述べ、要点を強調する

4-3. 相手の気持ちを尊重しながら伝える「DESC法」

DESC法とは、Describe(描写)→Express(表現)→Suggest(提案)→Choose(選択)の流れで構成する方法です。
問題提起から解決策へとスムーズに繋げることで、相手の気持ちを尊重しながら自らの主張を行うことができます。
相手との良好な関係を維持しながら、説得したい場合に最適です。

• Describe(描写)
• 問題や状況を客観的に描写する
• Express(表現)
• 問題に対する自分の意見や感情を表現する
• Suggest(提案)
• 問題を解決するための提案を行う
• Choose(選択)
• 提案に対する相手の反応を見ながら、次の行動を選択する

5. シーン別｜プレゼン資料の構成例

プレゼン資料の構成は、シーンに合わせて使い分けることも重要です。

5-1. 社内プレゼン

社内プレゼンでは、報告や提案など、様々な目的でプレゼン資料が作成されます。
上司への報告や部署内での共有、会議での発表など、シーンに合わせて構成を考える必要があります。

• 報告
• SDS法やPREP法など、結論を先に示す構成が効果的
• 提案
• DESC法など、相手の意見を尊重しながら提案を行う構成が効果的
• 会議
• 参加者の理解を深めるため、図表やグラフを効果的に活用する

5-2. 営業プレゼン

営業プレゼンでは、商品やサービスの説明を行い、顧客に購買を促すことが目的です。
顧客のニーズを捉え、魅力的な提案を行うことで、成約に繋げることができます。

• ● 商品やサービスのメリットを明確に示す
• ● 顧客の抱える課題を解決できることをアピールする
• ● 事例やデータを活用し、説得力を高める
• ● 行動喚起を明確にする

6. プレゼン資料作成を効率化するためのコツ

プレゼン資料を効率的に作成するためには、いくつかのコツがあります。

6-1. スライドマスター機能でデザインを一括編集する

PowerPointのスライドマスター機能を活用することで、複数のスライドのデザインを一括で編集することができます。
背景やフォント、レイアウトなどを統一することで、資料全体の見栄えを良くすることができます。
スライドマスターで設定した内容は、すべてのスライドに反映される
修正が簡単になり、作業効率が向上する

6-2. 良い資料を参考にする

プレゼン資料の作成に慣れていない場合は、良い資料を参考にするのが効果的です。
インターネットや書籍などで、参考になる資料を探してみましょう。

• ● 業種やテーマ別に資料を探す
• ● デザインや構成を参考にする
• ● 自分なりにアレンジを加える

6-3. 資料にかける時間を決める

資料作成に時間をかけてしまうと、他の業務に支障が出てしまいます。
資料作成にかける時間をあらかじめ決めておくことで、効率的に作業を進めることができます。

• ● 作業時間を区切る
• ● タイマーを活用する
• ● 集中して作業を行う

6-4. ショートカットキーを活用する

PowerPointには、様々なショートカットキーが用意されています。
ショートカットキーを活用することで、作業効率を向上させることができます。

• ● 頻繁に使用する操作をショートカットキーで実行する
• ● マウス操作を減らすことで、作業時間を短縮する

6-5. SmartArtをマスターする

SmartArtは、PowerPointの機能の一つで、図解を簡単に作成することができます。
SmartArtをマスターすることで、資料をより分かりやすく表現することができます。

• ● 組織図やフローチャート、プロセスなどを視覚的に表現する
• ● SmartArtのデザインやレイアウトをカスタマイズする

6-6. 共同作業編集を活用する

PowerPointの共同作業編集機能を活用することで、複数人で同時に資料を作成することができます。
チームで協力して資料を作成する際に便利です。

• ● リアルタイムで編集内容を共有できる
• ● コメント機能で意見交換ができる
• ● 作業効率が向上する

7. まとめ

プレゼン資料は、ビジネスシーンにおいて重要な役割を担うツールです。
効果的なプレゼン資料を作成することで、相手にメッセージを正しく伝え、理解と行動を促すことができます。
この記事で紹介したポイントを参考に、魅力的なプレゼン資料を作成し、プレゼンを成功させましょう！