【資料作成のコツ】できる人の「資料作成法」はここが違う！

1. なぜ資料作成スキルが重要なのか？

1-1. 資料で仕事の成果が変わる！

資料作成スキルは、あなたのビジネスの成功を左右する重要な要素です。特に営業職においては、提案資料や見積書、報告書など、様々な資料を作成する機会が多く、その質が成約率や顧客満足度、社内評価に直結します。

例えば、

• 提案資料
• 顧客の課題を的確に捉え、自社の製品やサービスがどのように解決できるのかを分かりやすく伝えることで、受注に繋げることができます。
• 報告書
• プロジェクトの進捗状況や成果を明確に報告することで、上司や関係者からの信頼を得ることができます。
• 社内資料
• 情報共有や会議の場で使用する資料は、チーム全体の効率や生産性に影響を与えます。

1-2. 伝わる資料が評価を高める

「伝わる資料」を作成できることは、ビジネスパーソンとしての評価を高めることにも繋がります。

• 顧客からの信頼獲得
• 分かりやすく説得力のある資料は、顧客からの信頼を獲得し、長期的な関係構築に役立ちます。
• 社内での評価向上
• 質の高い資料を作成することで、上司や同僚からの評価が向上し、キャリアアップにも繋がります。
• プレゼンテーション能力の向上
• 資料作成を通じて、論理的思考能力やプレゼンテーション能力を高めることができます。

2. できる人が実践する資料作成5つのポイント

では、できる人はどのように営業資料を作成しているのでしょうか？動画で紹介された5つのポイントを詳しく解説します。

2-1. 資料は1枚にまとめる

できる人は、資料を1枚にまとめることを意識しています。

メリット:

• ⚫︎ 情報が整理され、要点が明確になるため、相手に伝わりやすい。
• ⚫︎ 短時間で内容を把握できるため、忙しいビジネスパーソンにも効果的です。
• ⚫︎ インパクトがあり、記憶に残りやすいプレゼンテーションになります。

ポイント:

• ⚫︎ 重要な情報を厳選し、簡潔にまとめる。
• ⚫︎ 図解やグラフを活用して、視覚的に情報を表現する。
• ⚫︎ 余白を効果的に使い、見やすいレイアウトにする。

2-2. 構成は決まっている

できる人は、資料の構成をあらかじめ決めています。

基本構成:

• ⚫︎ 結論→根拠→補足情報

まず結論を述べ、その根拠を示し、最後に補足情報を加えるという流れです。

メリット:

• ⚫︎ 論理的な流れで情報を伝えられるため、相手を納得させやすい。
• ⚫︎ 結論が最初に提示されるため、読み手は内容を予測しやすく、理解を深めやすい。
• ⚫︎ 簡潔で分かりやすい資料になるため、読み手の負担を軽減できる。

2-3. 定性と定量を記載する

できる人は、定性的な情報と定量的な情報の両方を記載します。

定性的な情報:

• ⚫︎ お客様の声や事例など、感情に訴えかける情報。
• ⚫︎ 読み手の共感を呼び、提案への興味を高めることができます。

定量的な情報:

• ⚫︎ データや数値など、客観的な情報。
• ⚫︎ 提案内容の信頼性や説得力を高めることができます。

メリット:

• ⚫︎ 両方の情報を組み合わせることで、より深く相手に理解してもらうことができます。
• ⚫︎ 感情と論理の両面から訴求することで、相手の行動を促しやすくなります。

2-4. 文章のルールを抑える

できる人は、文章のルールをしっかりと守ります。

• ⚫︎ ですます調かである調の統一
• ⚫︎ 句読点の統一
• ⚫︎ 「御社」などの敬称の正しい使い方
• ⚫︎ 適切な改行

これらのルールを守ることで、読みやすい、プロフェッショナルな印象の資料を作成できます。

2-5. 雛形を用意しておく

できる人は、資料の雛形を用意しています。

メリット:

• ⚫︎ 資料作成の時間を短縮できる。
• ⚫︎ 品質のばらつきをなくし、一定の水準を保つことができる。
• ⚫︎ 企業やブランドのイメージを統一できる。

ポイント:

• ⚫︎ 過去の成功事例などを参考に、効果的な雛形を作成しておく。
• ⚫︎ 目的やターゲットに合わせて、複数の雛形を用意しておく。
• ⚫︎ 定期的に見直し、改善していく。

3. 1枚資料でスマートに伝える！

3-1. 情報の取捨選択と簡潔な表現

1枚資料で効果的に伝えるためには、情報の取捨選択と簡潔な表現が重要です。

• 情報を絞り込む
• 伝えたい情報を厳選し、本当に必要な情報だけを載せるようにしましょう。あれもこれもと詰め込みすぎると、逆効果になる可能性があります。
• 簡潔に表現する
• 1文は短く、句読点を適切に使いましょう。難しい言葉や専門用語は避け、誰にでも理解できる言葉で表現しましょう。
• 箇条書きを活用する
• 箇条書きは情報を簡潔にまとめるのに効果的です。ただし、箇条書きは3つまでに抑え、それ以上になる場合は複数のスライドに分けましょう。

3-2. 1枚資料がもたらすメリット

1枚資料には、多くのメリットがあります。

• インパクト
• 情報が凝縮されているため、インパクトがあり、記憶に残りやすいです。
• 分かりやすさ
• 要点が明確で、短時間で内容を把握できるため、忙しいビジネスパーソンにも効果的です。
• 説得力
• 情報が整理されているため、論理的な流れで説明しやすく、説得力があります。
• 携帯性
• 持ち運びや共有が簡単で、営業活動に便利です。

4. 論理的な構成で相手を納得させる

4-1. 基本構成：結論→根拠→補足情報

できる営業パーソンは、資料の構成をあらかじめ決めています。結論から述べ、その根拠を示し、最後に補足情報を加えるという基本構成を意識することで、論理的な流れで情報を伝え、相手を納得させることができます。

• 結論
• あなたが相手に伝えたい最も重要なメッセージを最初に明確に伝えましょう。例えば、「この新製品を導入することで、御社の生産性が20%向上します」など、具体的なメリットを提示すると効果的です。
• 根拠
• 結論をサポートするためのデータや事例、お客様の声などを提示します。客観的な証拠を示すことで、提案の信頼性を高めることができます。
• 補足情報
• 必要に応じて、さらに詳しい情報や補足説明を加えます。ただし、情報過多にならないように注意しましょう。

4-2. 構成を意識するメリット

論理的な構成で資料を作成することで、以下のメリットがあります。

• 分かりやすい
• 結論が最初に提示されるため、読み手は内容を予測しやすく、理解が深まります。
• 説得力がある
• 結論を根拠で裏付けることで、説得力のある提案になります。
• 行動を促しやすい
• 論理的な流れで説明することで、自然な形で相手に行動を促すことができます。

5. 説得力を高める！定性情報と定量情報の活用

5-1. 定性情報：共感を呼ぶ顧客の声や事例

定性情報とは、感情に訴えかける情報のことです。お客様の声や導入事例などを活用することで、読み手の共感を呼び、提案への興味を高めることができます。

• お客様の声
• 実際に商品やサービスを利用したお客様の生の声は、信頼性を高める効果があります。
• 導入事例
• 具体的な導入事例を紹介することで、製品やサービスの効果をイメージしやすくすることができます。
• ビフォーアフター
• 導入前と導入後の比較を提示することで、変化を視覚的にアピールできます。

5-2. 定量情報：客観性を高めるデータや数値

定量情報とは、数字や統計データなど、客観的な情報のことです。説得力のある提案資料を作成するためには、定量情報も積極的に活用しましょう。

• 市場規模
• 市場規模や成長率などのデータを示すことで、ビジネスチャンスをアピールできます。
• 顧客満足度
• 顧客満足度調査の結果などを提示することで、製品やサービスの品質を証明できます。
• コスト削減効果
• 導入によって得られるコスト削減効果を具体的な数値で示すことで、費用対効果をアピールできます。
• 売上向上実績
• 過去の導入事例における売上向上実績などを提示することで、具体的な成果をアピールできます。

5-3. 両方の情報を効果的に組み合わせることで最強の説得力に

定性情報と定量情報をバランスよく組み合わせることで、説得力のある提案資料を作成することができます。

• ⚫︎ 定性情報で共感を呼び、定量情報で裏付けをする。
• ⚫︎ お客様の声と導入事例を組み合わせることで、具体的なイメージを持ってもらう。
• ⚫︎ データとグラフを組み合わせることで、視覚的に訴求する。

6. 文章のルール：伝わる文章作成のコツ

6-1. ですます調とである調の使い分け

文章を作成する際には、ですます調かである調のどちらかに統一することが重要です。混在させると、読みづらいだけでなく、** unprofessional**な印象を与えてしまいます。

• ですます調
• 柔らかい印象を与え、親しみやすい文章になります。
• である調
• 客観的で論理的な印象を与え、フォーマルな場面に適しています。

ターゲット層や資料の目的に合わせて、適切な文体を選びましょう。

6-2. 句読点、敬称、改行のルール

句読点、敬称、改行などの基本的なルールを守ることも、伝わる文章を作成する上で重要です。

• 句読点
• 句点（。）と読点（、）を適切に使い、文章を読みやすくしましょう。
• 敬称
• 顧客や取引先など、相手への敬称は正しく使いましょう。
• 改行
• 文章が長くなりすぎないように、適切な場所で改行しましょう。

6-3. 主語を明確にする

主語を明確にすることで、誰が何をしているのかが分かりやすくなります。

• 主語を省略しない
• 日本語では主語を省略することが多いですが、ビジネス文書では主語を明確にしましょう。
• 受動態を避ける
• 受動態は主語が分かりにくくなるため、能動態で表現しましょう。
• 一文一義
• 1つの文に複数の情報を詰め込みすぎず、1文で1つのことを伝えるようにしましょう。

7. 雛形を活用して効率UP！

7-1. 雛形を使うメリット：時短と品質向上

できる営業パーソンは、資料の雛形を用意しています。雛形を活用することで、資料作成の時間を大幅に短縮できます。また、過去の成功事例やベストプラクティスを反映した雛形を作成しておくことで、資料の品質も向上させることができます。

• 効率化
• 毎回ゼロから資料を作成する必要がなくなり、時間と労力を節約できます。
• 品質向上
• 過去の成功事例やノウハウを反映した雛形を使用することで、質の高い資料を安定的に作成できます。
• ブランドイメージの統一
• 雛形を使用することで、企業やブランドのイメージを統一することができます。

7-2. 効果的な雛形の作り方

効果的な雛形を作成するためには、以下のポイントを押さえましょう。

• 目的別に作成する
• 提案資料、報告書、見積書など、目的別に複数の雛形を用意しておくと便利です。
• シンプルで見やすいデザイン
• 情報を整理し、見やすいレイアウトで作成しましょう。
• 必要な項目を網羅する
• 必須項目は必ず盛り込み、オプションとして追加できる項目も用意しておくと便利です。
• 定期的に見直す
• 市場や顧客ニーズの変化に合わせて、雛形も定期的に見直し、改善していきましょう。
• フィードバックを収集する
• 実際に雛形を使用した社員からフィードバックを収集し、改善に活かしましょう。

8. まとめ｜伝わる資料作成スキルを習得し、ビジネスを成功に導く

8-1. 資料作成スキル向上の重要性

資料作成スキルは、ビジネスパーソンにとって必須のスキルです。伝わる資料を作成できるかどうかが、商談の成約やプロジェクトの成功、社内での評価に大きく影響します。

• 顧客への理解を深める
• 顧客のニーズや課題を理解し、共感を得ることで、信頼関係を構築することができます。
• 説得力のある提案をする
• 論理的な構成と具体的なデータ、事例などを用いて、説得力のある提案をすることができます。
• 効率的な情報共有
• 社内での情報共有をスムーズに行うことができます。