【初心者必見】AIで簡単！資料作成を効率化する３ステップ

1.資料作成の悩みをAIで解決！

1-1. 資料作成に時間を浪費していませんか？：業務効率化の必要性

ビジネスにおいて、資料作成は必須の業務ですが、その多くは時間と労力を必要とします。PowerPoint(パワポ)を使ったプレゼンテーション資料、企画書、報告書、提案書、営業資料など、様々な種類の資料作成に追われ、他の業務に時間を割けないという方も多いのではないでしょうか。特に、中小企業では、担当者が複数の業務を兼任しているケースも多く、資料作成にばかり時間をかけていられないという悩みを抱えている方も少なくありません。このような状況を改善するには、業務効率化が必要です。

1-2. AIがもたらす資料作成の変革：自動化と効率

AI(人工知能)技術の進化は、資料作成の方法を劇的に変えつつあります。これまで時間と労力がかかっていた資料作成のプロセスを、AIツールを活用することで自動化・効率化することが可能になりました。AIは、情報収集、文章作成、デザイン作成など、資料作成に関わる様々な作業を支援し、業務効率化を実現します。AIを活用することで、資料作成にかかる時間を短縮し、より創造的な業務や、戦略的な業務に時間を活用できるようになります。

1-3. 本記事の目的：AIをフル活用した資料作成の方法を解説

本記事では、AIをフル活用して資料作成を効率化する方法を、初心者の方でも分かりやすく解説します。AIツールの選び方、効果的な活用方法、そして注意点まで、具体的なステップを交えて詳しく説明します。この記事を通じて、AIの力を最大限に活用し、資料作成の時間を短縮し、ビジネスの成功を加速させましょう。資料作成の効率を向上させることは、企業の生産性を向上させる上で重要です。

2. AIで資料作成はどこまで効率化できる？：メリットと限界

2-1. AIが最も得意なこと：テキストの要約、構造化、階層化

AIは、大量のテキストデータから要点を抽出したり、文章を構造化したり、階層構造に整理したりすることを得意としています。チャットGPTなどのAIツールを活用することで、長文の文章を短時間で要約したり、複雑な情報を分かりやすく整理したりすることが可能になります。AIは、構造を認識する能力が高く、情報を整理し、見やすい形にするのに効果的です。

2-2. AI活用による資料作成のメリット：時間短縮、質向上、コスト削減

AIを活用した資料作成には、以下のようなメリットがあります。

• 時間短縮
• AIが資料作成の一部を自動化することで、作業時間を大幅に短縮できます。
• 質向上
• AIが提案するデザインや構成を活用することで、資料の質を向上させることができます。
• アイデア創出
• AIが生成する情報を参考に、新たなアイデアや視点を発見できます。
• コスト削減
• AIツールを活用することで、資料作成を外部委託する費用を削減できます。
• 業務効率化
• AIを導入することで、資料作成にかかる業務を効率化し、マーケターはより戦略的な業務に集中できます。

2-3. AIにも限界がある：文章の執筆や複雑なデザインは人間の役割

AIは、データ分析や情報整理、簡単なデザインなど、定型的な作業を自動化することには優れていますが、創造性や感情が求められる文章の執筆や複雑なデザインの作成は苦手です。AIが生成するコンテンツは、あくまでベースとして活用し、人間の知識や経験を活かし、修正や加筆を行うことが必要です。AIは、あくまでツールであり、人間の代わりにはなれないということを理解しておくことが重要です。

3. 【簡単】AIを活用した資料作成３ステップ：初心者でもすぐできる

3-1. ステップ①：まずはテキストでアウトプット：箇条書きで要点を整理

無料のツールでOK：手軽に開始

AIを活用して資料作成を始めるにあたり、特別なツールや知識は必要ありません。まずは、伝えたい情報をテキストとしてアウトプットすることから始めましょう。この時、有料のツールを導入する必要はなく、MicrosoftのWordやGoogleドキュメントなどの無料のツールで十分です。WordやGoogleドキュメントは、テキストの入力や編集に優れており、初心者でも簡単に使うことができます。
テキストでのアウトプットは、箇条書きで要点を整理するだけでOKです。文章の構成や表現方法にこだわる必要はありません。まずは、頭の中にある情報を全て書き出すことに集中しましょう。アウトプットする段階では、情報の整理や論理構造を意識する必要はありません。

AIに任せすぎない：自社の言葉で記述する

AIツールは、文章作成を支援する便利なツールですが、最初からAIに頼りすぎないようにしましょう。AIが生成する文章は、あくまでもテンプレートのようなものであり、自社の個性や専門性を表現するには不十分な場合があります。自社の言葉で、情報を整理し、アウトプットすることで、よりパーソナライズされた資料を作成することができます。AIは、文章の構成や表現を提案することはできますが、自社の想いや熱意を代弁することはできません。

3-2. ステップ②：ChatGPTで構成を自動生成

シンプルなプロンプト例：「階層構造にして」

ステップ1でテキストでアウトプットした情報を、ChatGPTなどのAIツールに入力し、構成を自動生成してもらいます。プロンプト(指示文)は、複雑なものである必要はありません。例えば、「以下の文章を、階層構造を持った箇条書きにして」といったシンプルな指示でも、AIは適切な構成を提案してくれます。プロンプトを工夫することで、AIが生成する構成の精度を向上させることができます。

AIの得意分野：構造化、要約、整理

AIは、データやテキストを構造化することに優れています。情報を整理し、階層的に構造化することで、資料の見やすさや理解度を向上させることができます。AIは、文章を要約することも得意であり、長文のテキストを短時間で効率的に整理することができます。AIを活用することで、情報を整理し、伝わりやすくする構成を作成する手間を大幅に削減できます。

3-3. ステップ③：スマートアートで簡単に図解化

PowerPoint標準機能：ツールの活用方法

PowerPoint(パワポ)に標準搭載されている「スマートアート」機能を活用することで、テキストで入力した情報を、簡単に図解化することができます。スマートアートには、様々な図形やレイアウトが用意されており、資料の内容や構成に合わせて最適なものを選択することができます。スマートアートを活用することで、視覚的に分かりやすい資料を作成することが可能です。

デザインとレイアウトを調整する方法

スマートアートは、デザインのカスタマイズも可能です。図形の色やサイズを変更したり、フォントやレイアウトを調整したりすることで、自社のブランドイメージに合った資料を作成できます。デザインの調整を行うことで、資料の視覚的な魅力を向上させ、読者の興味を惹きつけることができます。UI(ユーザーインターフェース)とUX(ユーザーエクスペリエンス)を考慮したデザインを心がけましょう。

3-4. AIは補助ツール：あくまで人間がメイン

AIは、あくまで資料作成を支援するツールであり、資料の作成を完全にお任せできるわけではありません。AIが生成した文章や図解は、人間の目で確認し、必要に応じて修正や加筆を加えることが重要です。AIは、情報を整理し、見やすくするサポートはできますが、最終的な判断は人間が行うようにしましょう。AIを活用する際には、人間の視点を忘れないことが大切です。

4. パワポで差がつく！スマートアート使いこなし術

4-1. グループ化解除で自由自在な編集：レイアウトも調整可能

スマートアートは、簡単に図形を作成できる機能ですが、デフォルトの状態では、図形の位置やサイズを調整することが困難な場合があります。このような場合は、グループ化を解除することで、図形を自由自在に編集することができます。グループ化を解除すると、個々の図形を自由に移動させたり、サイズを変更したりすることができるようになります。レイアウトを調整することで、より見やすい、分かりやすい資料を作成することができます。

4-2. 図形の種類の変換：好みのデザインに変更

スマートアートは、様々な図形やデザインを選択することができます。一度作成した図形も、後から簡単に種類を変更することができます。自社のブランドイメージや資料のテーマに合わせて、最適な図形を選びましょう。デザインを変更することで、資料の雰囲気や印象を変えることができます。

4-3. テキスト入力だけじゃない！表形式での作成も可能

スマートアートは、テキストだけでなく、表形式のデータも表示することができます。表は、データを整理し、比較するのに適しています。表形式で情報を提示することで、資料の説得力を向上させることができます。Excelなどで作成した表をコピーし、スマートアートに貼り付けることも可能です。

4-4. 変換前ならレイアウト変更も自由自在：後から調整可能

スマートアートは、変換する前であれば、レイアウトを自由自在に変更することができます。図形の配置や種類などを自由に組み換えることで、資料の内容に合った最適なレイアウトを作成できます。変換後にレイアウトを調整することもできますが、変換前に調整する方がスムーズです。レイアウトの変更は、資料の見やすさを向上させる上で重要な要素です。

5. 資料作成の精度を向上！AIツールを最大限に活用する

5-1. AIツールはあくまで補助：人間の判断は重要

AIは、資料作成を効率化するための強力なツールですが、あくまで補助的な役割を担うものです。AIが生成した文章やデザインをそのまま使用するのではなく、人間の目で確認し、修正や調整を加えるようにしましょう。AIは、文章の内容やニュアンス、デザインの細部までは理解することができないため、人間のチェックが不可欠です。AIは、万能ではありません。AIを活用する際は、その限界を理解した上で、人間の判断力や創造力も活かすことが重要です。

5-2. AIは要約と構造化に特化：強みを活かす

AIは、特にテキストの要約や構造化、階層化といった作業に効果を発揮します。AIの得意な分野を理解し、これらの機能を最大限に活用することで、より効率的な資料作成を実現できます。AIの強みを活かすことで、資料作成の精度を向上させることができます。

5-3. 自社に最適なAIツールを比較検討する

料金、機能、使いやすさを比較

AIツールは、様々な種類が提供されており、それぞれ機能や特徴が異なります。無料で利用できるAIツールもあれば、有料でより高度な機能を提供しているAIツールもあります。自社の規模、予算、目的に合わせて、最適なAIツールを選択することが重要です。料金体系、対応言語、使いやすさなどを比較検討し、自社に最も適したツールを選びましょう。

6. AI資料作成におすすめ！３つのツール紹介

6-1. ChatGPT：テキスト生成、アイデア出し、構成案の作成

ChatGPTは、OpenAIが開発したAIチャットボットで、テキスト生成に特化した機能を搭載しています。ChatGPTは、入力したテキストに基づき、文章を生成するだけでなく、アイデア出しや構成案作成も支援してくれます。マーケティング、営業、企画など、様々なビジネスシーンで活用でき、資料作成の強力なサポートツールとなるでしょう。

• テキスト生成
• キーワードやテーマを入力すると、AIが自動で文章を生成します。
• アイデア出し
• AIが様々な視点からアイデアを提案してくれます。
• 構成案作成
• 資料の構成を提案し、アウトラインを作成するのを支援します。
• 翻訳や要約
• テキストの翻訳、要約も簡単に対応できます。

ChatGPTは、無料版でも十分に活用できますが、有料版ではより高度な機能を利用することができ、よりスムーズに資料作成を進めることができます。ChatGPTは、資料作成の時間短縮と質の向上の両方を実現できる強力なツールです。

6-2. Canva：デザイン性の高い資料を作成

テンプレートを活用し、デザインを強化

Canvaは、Web上で簡単にデザインを作成できるツールで、豊富なテンプレートや素材を無料で利用できます。デザインスキルがない初心者でも、プロが作ったような高品質な資料を作成することができます。資料の種類や目的に合わせたテンプレートを選択し、自社のブランドイメージに合わせたカスタマイズも可能です。Canvaは、デザインだけでなく、資料のレイアウトや構成も簡単に調整できます。

画像やイラストを簡単に挿入

Canvaには、画像やイラスト、アイコン、動画などの素材が豊富に用意されており、ドラッグアンドドロップの簡単な操作で、資料に挿入することができます。素材を活用することで、資料の視覚的な魅力を高め、読者の興味を惹きつけることができます。Canvaは、デザイン性の高い資料を作成するための強力なツールとして、多くの企業に活用されています。Canva Proなどの有料プランでは、さらに豊富な素材や機能を利用することができ、より高度なデザインも実現できます。

6-3. SlidesAI：プレゼンテーション資料を自動で生成

SlidesAIは、プレゼンテーション資料の作成に特化したAIツールです。テキストやデータを入力すると、AIが自動でスライドを生成してくれます。デザインの知識がない初心者でも、簡単に高品質なプレゼンテーション資料を作成することができ、資料作成にかかる時間を大幅に短縮できます。SlidesAIは、GoogleスライドやPowerPointなどのツールと連携して使用することも可能です。

• ⚫︎ 情報を入力するだけで、スライドの構成、レイアウト、デザイン、アニメーションなどを自動生成
• ⚫︎ PowerPointやGoogleスライドなど、様々な形式で出力可能
• ⚫︎ テンプレートを活用して、デザインをカスタマイズ
• ⚫︎ 有料プランでは、より高度な機能や制限が解除される。

SlidesAI Proは、より高度な機能と柔軟性を求めるユーザーにおすすめの有料プランです。無料プランでは、スライドの枚数や機能に制限がある場合があります。有料プランを選択することで、プレゼンテーション資料作成の自由度を高め、より効果的な資料を作成することができます。

7. AI資料作成ツールの注意点：落とし穴を回避する

7-1. AIはあくまでツール：人間のチェックは必須

AIは、資料作成を支援するツールであり、完成品を自動で生成してくれるものではありません。AIが生成した文章やデザインは、必ず人間の目で確認し、修正や調整を加えるようにしましょう。AIは、文章の内容やニュアンス、デザインの細部までは理解することができないため、人間のチェックが不可欠です。

7-2. 著作権に注意：画像や文章の利用は慎重に

AIが生成した画像や文章には、著作権が関わっている可能性があります。特に有料のAIツールでは、著作権の扱いについて注意が必要です。利用規約を必ず確認し、著作権を侵害しないように注意しましょう。無料のツールを活用する場合でも、著作権の問題は無視できないため、確認を怠らないようにしましょう。

7-3. 個人情報に注意：セキュリティ対策を徹底する

AIツールに顧客の個人情報などを入力する際には、セキュリティ対策を徹底しましょう。個人情報は、情報漏洩のリスクがあるため、AIツールを選択する際は、セキュリティ対策が万全なツールを選択し、情報の取り扱いには十分注意する必要があります。個人情報保護法などの法律やガイドラインを遵守することも重要です。

8. まとめ：AIを活用して資料作成を効率化し、ビジネスを加速させよう

8-1. AIと人力の連携で、資料作成の効率と質を向上

AIを活用した資料作成は、業務効率化と品質向上を両立させることができる効果的な手段です。AIは、データ分析や情報整理、自動化を担当し、人間は創造性や感情を加えることで、より魅力的で効果的な資料を作成することができます。AIと人力の連携は、資料作成の未来を変えると言えるでしょう。

8-2. AIツールを活用し、時間を有効に活用

AIツールを活用することで、資料作成にかかる時間を大幅に削減し、より戦略的な業務や、顧客とのコミュニケーションに時間を活用できるようになります。AIを活用することで、マーケティング、営業、人事、企画など、様々な分野で生産性向上に繋がります。時間を有効に活用することは、ビジネスの成長に不可欠です。

8-3. AIで業務効率化を実現し、ビジネスの成長を加速させる

AIを活用することで、資料作成の業務を効率化し、企業の生産性を向上させ、ビジネスの成長を加速させることができます。AIを積極的に導入することで、時間やコストを削減できるだけでなく、より戦略的な意思決定を行うことが可能になります。AIは、ビジネスを成長させるための強力なツールであり、活用しない手はありません。