生成AI資料作成の最新術！ChatGPTとPowerPointで資料作成を効率化！

1. AIで資料作成を効率化！

1-1. AI資料作成ツールとは？

AI資料作成ツールとは、AI(人工知能)を活用して、資料作成を支援するツールのことです。
従来の資料作成ツールでは、人間が手作業で資料の構成や内容を考え、PowerPointなどのソフトを使ってスライドを作成していました。
しかし、AI資料作成ツールを使えば、AIが自動的に資料の構成や内容を提案してくれるため、資料作成の時間を大幅に短縮することができます。

1-2. AI資料作成ツールのメリット・デメリット

AI資料作成ツールには、以下のようなメリットがあります。

• 作業時間の短縮
• AIが資料作成の多くの部分を自動化してくれるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
• 専門的なスキルや知識が不要
• AIが資料作成をサポートしてくれるため、専門的なスキルや知識がなくても、高品質な資料を作成することができます。
• アイデアの提案
• AIが新しいアイデアを提案してくれるため、よりクリエイティブな資料を作成することができます。
• 多言語対応
• 多くのAI資料作成ツールは、多言語に対応しています。そのため、海外とのやり取りが多いビジネスパーソンにも役立ちます。

一方、AI資料作成ツールには、以下のようなデメリットもあります。

• 精度の問題
• AIが生成する資料の内容やデザインが、必ずしもユーザーの意図と一致するとは限りません。
• 柔軟性の問題
• AIは、複雑な図や表を作成するのが苦手です。
• 倫理的な問題
• 著作権や個人情報、機密情報の取り扱いについて、注意が必要です。
• 料金
• 一部のAI資料作成ツールは、有料です。

1-3. ChatGPTとPowerPointで資料作成を効率化

本記事でご紹介する方法は、ChatGPTとPowerPointのスマートアート機能を組み合わせることで、資料作成を効率化する方法です。
ChatGPTは、OpenAIが開発した対話型AIチャットサービスです。自然言語処理に優れており、人間と自然な会話を行うことができます。
PowerPointは、Microsoftが開発したプレゼンテーションソフトです。スライドを作成するための様々な機能を備えています。
ChatGPTとPowerPointを組み合わせることで、AIの知識とPowerPointの機能を最大限に活用し、効率的に資料を作成することができます。

2. AI資料作成の3ステップ

2-1. ステップ1：言いたいことを殴り書き！

まずは、資料で伝えたいことを文章でアウトプットしましょう。
この段階では、細かいことは気にせず、思いつくままに書き出すことが重要です。
構成や表現などは、後でAIが整理してくれるので、気にせずに自由に書きましょう。
例えば、プレゼン資料を作成する場合、プレゼンの目的やターゲット、伝えたいメッセージなどを箇条書きで書き出してみましょう。

2-2. ステップ2：ChatGPTで構造化！

次に、書き出した文章をChatGPTに入力し、構造化してもらいます。
ChatGPTは、文章を分析し、階層構造を作成したり、要約したり、箇条書きにしたりすることができます。
これにより、バラバラだった情報が整理され、資料の構成が明確になります。ChatGPTに文章を構造化してもらうには、プロンプトと呼ばれる指示を入力する必要があります。
例えば、
「以下の文章を階層構造を持った箇条書きにしてください。」
のように指示することで、ChatGPTが文章を分析し、階層構造を作成してくれます。

2-3. ステップ3：スマートアートで図解！

ChatGPTで構造化された文章をPowerPointにコピー＆ペーストし、スマートアートを使って図解を作成します。
スマートアートとは、PowerPointに標準搭載されている図形作成ツールです。
リストやプロセス、サイクル、階層構造など、様々な種類の図形を簡単に作成することができます。
ChatGPTが作成した階層構造に従ってスマートアートを作成することで、分かりやすく見やすい資料を作成することができます。スマートアートは、PowerPointの挿入タブから利用することができます。ChatGPTが作成した階層構造をコピー＆ペーストし、スマートアートの種類を選択することで、自動的に図解が作成されます。

3. PowerPointのスマートアートを使いこなす

3-1. グループ化の解除

スマートアートは、複数の図形がグループ化されているため、個々の図形のサイズや位置を変更するのが難しい場合があります。
そのような場合は、グループ化を解除することで、図形を自由に編集することができます。
グループ化の解除は、図形を右クリックし、「グループ化の解除」を選択することで行うことができます。

3-2. 図形の変換

スマートアートで作成した図形は、種類を変更することができます。
例えば、リストをプロセスに変更したり、サイクルを階層構造に変更したりすることができます。図形の種 類は、スマートアートツールのデザインタブから変更することができます。

3-3. ChatGPTとPowerPointで資料作成を効率化

本記事でご紹介する方法は、ChatGPTとPowerPointのスマートアート機能を組み合わせることで、資料作成を効率化する方法です。
ChatGPTは、OpenAIが開発した対話型AIチャットサービスです。自然言語処理に優れており、人間と自然な会話を行うことができます。
PowerPointは、Microsoftが開発したプレゼンテーションソフトです。スライドを作成するための様々な機能を備えています。
ChatGPTとPowerPointを組み合わせることで、AIの知識とPowerPointの機能を最大限に活用し、効率的に資料を作成することができます。

3-3. 表への変換

ChatGPTで表を作成した場合、それをPowerPointにコピー＆ペーストすることで、スマートアートとしても利用することができます。ChatGPTに表を作成してもらうには、プロンプトに「表形式で」といった指示を含める必要があります。

3-4. 種類の変更

スマートアートで作成した図は、後から種類を変更することができます。
そのため、まずは適当な図を作成し、後から種類を変更することで、効率的に資料を作成することができます。種類の変更は、スマートアートツールのデザインタブから行うことができます。

4. AI資料作成のメリット・デメリット

4-1. メリット：追加費用なし、AI任せにしない

ChatGPTとスマートアートを組み合わせたAI資料作成のメリットは、以下の点が挙げられます。

• 追加費用がかからない
• PowerPointとChatGPTがあれば、追加費用なしで利用することができます。
• AI任せにしない
• AIはあくまで補助的な役割であり、最終的には人間が判断し、修正する必要があります。

これにより、AIの限界を理解し、適切に活用することができます。

4-2. デメリット：表現力、複雑な図への対応

ChatGPTとスマートアートを組み合わせたAI資料作成のデメリットは、以下の点が挙げられます。

• 表現力が限定的
• スマートアートで作成できる図は、種類が限られています。より自由な表現をしたい場合は、イラストや写真などを活用する必要があります。
• 複雑な図には対応できない
• スマートアートでは、複雑な図や表を作成するのが難しい場合があります。複雑な図を作成する必要がある場合は、PowerPointの図形描画ツールなどを活用する必要があります。

5. 【ChatGPT活用】資料作成を効率化するプロンプト

5-1. 会話形式で指示を出す

ChatGPTは、自然言語処理に優れているため、人間と自然な会話を行うことができます。そのため、ChatGPTに資料作成を依頼する際は、会話形式で指示を出すのが効果的です。
例えば、
「〇〇というテーマで、プレゼン資料の構成案を考えてください。」
「このスライドに合う画像を提案してください。」
のように、ChatGPTに話しかけるように指示を出すことで、ChatGPTはあなたの意図をより正確に理解し、適切な回答を生成することができます。

5-2. 表形式で出力

ChatGPTは、表を作成することもできます。資料に表を含めたい場合は、ChatGPTに表形式で出力するように指示しましょう。 例えば、
「〇〇について、メリットとデメリットを表形式でまとめてください。」
のように指示することで、ChatGPTが表を作成してくれます。

6. まとめ

本記事では、ChatGPTとスマートアートを組み合わせたAI資料作成術をご紹介しました。 この方法を使えば、AIの力を借りて資料作成の効率を大幅に向上させることができます。 ぜひ、この記事を参考に、AIをフル活用して資料作成を効率化してみましょう。